Column

業務の入口と出口を先に決める

手順を書き始める前に、何を受け取って何を完成させる仕事なのかを整理します。依頼メールを受けて台帳を更新する業務なら、対象の依頼、更新する項目、確認する担当が基本情報になります。前後の仕事との境界を決めると、どこまで説明するかが明確になります。

資料には、対象となる仕事と対象外の仕事を簡潔に記載します。同じ画面を使っていても、申請受付と承認は別の役割である場合があります。操作ができることと判断を任されていることを混ぜず、担当範囲を実際の体制に合わせましょう。

操作と判断を分けて説明する

入力する、保存する、連絡するという操作と、内容がそろっているかを判断する工程を分けます。画面の位置だけを説明しても、何を確認するかが分からなければ適切に進められません。各工程に、使う情報と確認項目を添えましょう。

判断が必要な場面では、担当者が判断できる範囲と確認先を明示します。たとえば依頼内容に不足がある場合、勝手に補完せず窓口へ確認する流れを示します。例外は通常の手順に埋め込まず、該当条件と対応を別に整理すると探しやすくなります。

資料の保存先と版をそろえる

手順書の保存先、名前、更新日、管理担当を決めます。個人のパソコンだけに置くと、引き継ぎの際に必要な資料を見つけにくくなります。社内で許可された共有先に置き、作業する人が参照できる状態を確認します。

画面の説明に画像を使う場合は、個人情報や秘密情報を載せない見本を用意します。パスワードや鍵の値を手順書に書かず、利用権限と問い合わせ先を案内します。古い版が残る場合も、どれを使うべきか分かる名前と運用にしましょう。

別の担当者が読んで確かめる

作成者以外の人に、手順書を読んで作業の流れを説明してもらいます。いきなり本番データを変更させる必要はなく、見本や許可された検証環境で確認できます。説明が必要になった箇所は、資料の言葉や順番を見直す手掛かりになります。

修正は画面の変更だけでなく、仕事の担当範囲が変わったときにも行います。説明資料と実際の運用が合っているかを確認する担当を決めましょう。更新の理由を短く残すと、次に見直す人が変更の背景を理解しやすくなります。

実務に取り入れるための準備

まず一つの繰り返し業務を選び、目的、入力情報、操作、判断、完了確認を書き出します。資料の構成を決めてから、実際に使う画面や社内のルールに合わせて補足します。担当者以外の人が読んで流れを説明できるか確認し、足りない用語や前提を追記しましょう。

手順書は詳しさだけでなく、必要な箇所を探せることも大切です。共通の操作を何度も複製せず、共通資料への参照を使うと更新箇所を整理できます。機密情報の扱いと閲覧権限は社内の方針に合わせて確認しましょう。

働き方改革協会への相談準備

働き方改革協会への相談では、自社で実施している業務の整備や情報管理の取り組みを整理して説明できます。認定制度を検討する場合は、公式の案内に沿って必要な確認事項をまとめ、一般的な手順書だけで審査結果を予測しないようにします。

担当者が変わっても使える資料は、操作と判断、参照先がそろっています。企業の取り組みをまとめて伝えたい場合は、働き方改革協会を相談先に選んでみてください。